Новина: в Україні процес оцифрування трудових книжок не є обов’язковим, оскільки Пенсійний фонд враховує стаж для призначення пенсійних виплат і без електронної версії документа. Однак, фахівці радять громадянам, які мають трудовий стаж до 2000 року, внести дані в систему заздалегідь.
Це допоможе уникнути можливих труднощів з верифікацією інформації та затримок у майбутньому. Про це повідомив Олександр Малецький, голова правління ПФУ з питань цифровізації, передає OBOZ.ua.
Новина про електронний Реєстр застрахованих осіб
З 2021 року основна інформація про трудову діяльність українців надається електронним Реєстром застрахованих осіб, адмініструванням якого займається Пенсійний фонд. Саме на основі цих цифрових даних сьогодні розраховуються та призначаються надбавки до пенсії. Хоча паперові трудові книжки залишаються в обігу, їх статус змінився: вони мають допоміжний характер і лише дублюють записи, що вже містяться в єдиній базі.
Однією з основних причин переходу на електронний формат є покращення якості даних. У паперових документах протягом десятиліть накопичувалися неточності, помилкові записи або неповні дані через різні стандарти заповнення. Наразі інформація про роботу надходить разом із офіційними звітами компаній і проходить автоматичну верифікацію.
Цей підхід дозволяє уникнути помилок у назвах організацій, точно реєструвати терміни працевлаштування та коректно підраховувати страховий стаж. Завдяки цьому система стає прозорішою, що значно спрощує взаємодію з державою для кожного громадянина.
Проте електронний реєстр накопичує дані лише з приблизно 2000 року. Відомості про професійну діяльність за попередні десятиліття не потрапили до цифрової бази автоматично. Тому виникла потреба в оцифруванні паперових документів, щоб належним чином перенести дані за 80-ті та 90-ті роки до електронної системи.
Без проведення цієї процедури певні періоди роботи можуть не відображатися в реєстрі до моменту виходу на пенсію. Водночас закон не встановлює суворих вимог чи санкцій за відсутність електронної копії трудової книжки.
Пенсійний фонд прийме паперові документи під час подання заяви на призначення надбавки до пенсії. У такому випадку стаж буде верифіковано і внесено до бази вже на етапі оформлення пенсії.
Однак варто враховувати практичний аспект: відсутність попереднього оцифрування може сповільнити процес, оскільки фахівцям знадобиться додатковий час на перевірку записів. Тому експерти рекомендують не зволікати з цією процедурою в окремих випадках:
- якщо у вас значний трудовий стаж до 2000 року;
- якщо є помилки або неточності в записах;
- якщо частина документів втрачена;
- якщо ви плануєте вихід на пенсію найближчим часом.
У таких випадках краще заздалегідь все перевірити та внести, щоб уникнути затримок і зайвої бюрократії. У зв’язку з умовами війни, влада розглядає можливість подовження перехідного періоду для цифровізації документів.
Нагадаємо, до 10 червня 2026 року в Україні триває перехідний період для перенесення даних із паперових трудових книжок у цифровий формат. У Пенсійному фонді попереджають: будь-яка помилка в ПІБ, даті народження чи відсутність печатки може призвести до втрати частини стажу для майбутнього пенсіонера.
Також відсутність у трудовій книжці запису про навчання до 2004 року не є підставою для втрати частини стажу, але є вагомою причиною перевірити свої документи вже зараз. Оскільки цифрові реєстри того часу не велися, Пенсійний фонд потребує підтвердження періодів очної освіти за допомогою дипломів або архівних виписок.