З 10 червня 2021 року в Україні запроваджено законодавство, що регулює облік трудової діяльності працівників в електронній формі. Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217-IX, який набрав чинності в цей день, передбачає перехідний період тривалістю 5 років для оцифрування даних з паперових трудових книжок. Це означає, що до 10 червня 2026 року всі дані мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб.
Головна мета цього законодавчого акту полягає в спрощенні процесу оформлення пенсій, збереженні даних та переході на електронний облік трудової діяльності. Сканування документів, що підтверджують трудовий стаж, можуть здійснювати як роботодавці, так і самі працівники через вебпортал Пенсійного фонду України. Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис на зберігання, і роботодавець більше не зобов’язаний її зберігати.
Електронні трудові книжки в Україні: важливі аспекти
Сканування трудової книжки є важливим процесом, оскільки це необхідно для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004 року. З 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється виключно на основі даних Реєстру застрахованих осіб, а паперові документи про стаж, включаючи паперову трудову книжку, потрібні лише для підтвердження стажу до цієї дати.
Працівники мають можливість оцифрувати свої трудові книжки через роботодавця або самостійно. У разі, якщо працівник обирає самостійний шлях, він може звернутися до відділення Пенсійного фонду України з паперовими документами про трудову діяльність, військову службу, навчання чи народження дитини, де йому допоможуть відсканувати ці документи. Альтернативно, працівник може завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Що буде після 10 червня 2026 року?
Згідно з новим законодавством, якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку до зазначеного терміну, паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час, або при зверненні до Пенсійного фонду України за призначенням пенсії. Це особливо важливо в умовах збройної агресії, коли перехід на електронний облік трудової діяльності може запобігти втраті або знищенню паперових документів через тимчасову окупацію, бойові дії чи евакуацію. У разі втрати паперової книжки, дані, внесені в електронну форму, гарантують збереження страхового стажу.
Запровадження електронного обліку трудової діяльності не позбавляє працівника права на ведення паперової трудової книжки. На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка повинна оформлюватися роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Також роботодавець зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Додатковий контекст та аналітика
Електронні трудові книжки в Україні є важливим етапом у процесі модернізації трудового законодавства та підвищення ефективності системи обліку трудової діяльності. Історично, трудові книжки в Україні мали паперову форму, що ускладнювало доступ до інформації про трудовий стаж та пенсійні накопичення. З переходом на електронний формат, держава прагне не лише спростити облік, але й зменшити ймовірність шахрайства та помилок, які часто виникають через людський фактор.
Міжнародна реакція на впровадження електронних трудових книжок в Україні є переважно позитивною. Багато країн, зокрема європейські, вже давно впровадили подібні системи, що дозволяє їм ефективніше управляти трудовими ресурсами. Наприклад, у Швеції та Естонії електронні системи обліку трудової діяльності успішно працюють, спрощуючи процеси оформлення пенсій та забезпечуючи прозорість у системі соціального забезпечення.
Запровадження електронних трудових книжок в Україні також відповідає глобальним тенденціям до цифровізації державних послуг. Цей крок дозволяє Україні інтегруватися в міжнародні стандарти, що, в свою чергу, може позитивно вплинути на інвестиційну привабливість країни. Проте, незважаючи на всі переваги, існують й певні виклики, зокрема потреба в забезпеченні кібербезпеки та захисті персональних даних працівників.
Отже, електронні трудові книжки в Україні не лише спрощують управлінські процеси, але й відкривають нові можливості для економічного розвитку, відповідаючи на виклики сучасності та вимоги міжнародної спільноти.
Часті питання (FAQ)
Які переваги електронних трудових книжок?
Електронні трудові книжки забезпечують безпеку збереження даних, спрощують процес оформлення пенсій та дозволяють уникнути втрат документів.
Що робити, якщо я не встиг оцифрувати трудову книжку до 2026 року?
Ви можете оцифрувати трудову книжку в будь-який зручний для вас час, або при зверненні до Пенсійного фонду України для призначення пенсії.
Чи можу я продовжувати використовувати паперову трудову книжку?
Так, ви маєте право на ведення паперової трудової книжки, якщо цього бажаєте.
Як я можу самостійно оцифрувати свою трудову книжку?
Ви можете звернутися до відділення ПФУ або завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ.
Читайте також на нашому сайті: Нестабільна погода очікує українців 31 березня — прогноз Діденко
Більше цікавих новин по темі: Нацбанк анонсує випуск нових 10 грн у оригінальному дизайні
Думка редакції
Перехід на електронні трудові книжки є важливим кроком вперед для України в напрямку цифровізації та спрощення адміністративних процедур. Це не лише зменшує ризики втрат документів, але й робить процес отримання пенсій більш прозорим і зручним для громадян.
Джерело: sud.ua